Upaya Strategis Mengkomunikasikan Perubahan (studi kasus "Manage Care to Idemnity")

PENDAHULUAN

 

Latar Belakang Masalah

Dalam sebuah perusahaan yang baik dan benar, kesejahteraan karyawan merupakan seseuatu hal yang penting. Tapi masih banyak juga perusahaan yang tidak memprioritaskan hal tersebut kepada karyawan-karyawannya. Di sisi lain banyak juga pencari pekerjaan yang belum menjadikan ini sebagai point prioritas dalam mencari pekerjaan, bagi mereka salary dan kenyamanan suasana kerja masih menjadi hal yang selalu di prioritaskan. Dan juga banyak juga karyawan yang masih mengesampingkan urusan kesejahterannya di tempat ia berkerja

Menyadari pentingnya sumber daya manusia bagi kelangsungan hidup dan kemajuan perusahaan, maka perusahaan wajib memberikan perhatian yang khusus pada mereka dan sudah sewajarnya perusahaan memandang karyawan lebih dari sekedar perusahaan tetapi juga memandang sebagai mitra dalam berusaha. Salah satunya pemberian program kesejahteraan karyawan seperti Asuransi, dan sebagainya.

Menengok lebih dalam lagi, banyak perusahaan di Indonesia yang sudah berjalan cukup lama mengalami kendala dengan pergantian sistem asuransi yang sudah mereka gunakan beberapa tahun. Yang menjadi penyebabnya kemungkinan ada beberapa faktor :

- Biaya Premi yang terlalu besar

- Respon yang lambat dari perusahaan asuransi

- Cakupan kategori yang dilindungi terlalu sempit

Ruang Lingkup

Dari uraian latar belakang di atas, maka ruang lingkup yang akan kami buat adalah :

- Definisi Organisai(Perusahaan)

- Prilaku Organisasi (Perusahaan)

- Perbandingan Antara Manage-care dan Idemnity

- Bagaimana cara yang tepat dalam penyampaian perubahan sistem

Asuransi yang dilakukan oleh manager

Tujuan

Berdasarkan ruang lingkup dan batasan masalah yang dijelaskan di atas maka didapat tujuan dari sosialisai adalah sebagai berikut:

1. Manajer tahu mengenai prilaku organisasi di perusahaan yang ia pimpin serta tahu bagaimana cara terbaik menyampaikan kepada karyawan di organisasinya

2. Manajer dapet menyampaikan sosialisasi dengan baik sesuai dengan perannya di fungsi manajerial

3. Manajer dapet menyampaikan dengan baik & detail apa perbedaan antara manage-care dan idemnity serta memberikan alasan mengapa lebih memilih idemnity

Metode Penulisan

Pada Penulisan ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi serta pengumpulan data(Literatur) yang diharapkan bisa memecahkan masalah yang terjadi dalam penulisan ini. Dalam asus ini penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada kepala divisi HRD PT.Intikom Berlian Mustika yang pernah menangani kasus serupa dan metodi sosialisasi diambil dengan cara :

1. Mengadakan meeting internal kepada setiap kepala divisi terkait dengan perubahan sistem asuransi yang selama ini digunakan.

2. Pemberitahuan 1 – 2 bulan sebelumnya agar karyawan bisa memahami lebih dalam dan mengajukan complain atau tanya jawab kepada yang bersangkutan

3. Melakukan pemberitahuan kenapa mengganti jenis asuransi manage-care dengan idemnity

LANDASAN TEORI

 

Organisasi

Istilah organisasi kerap kali digunakan di lingkungan sehari-hari. Seringkali dihubungkan dengan departemen, perusahaaan, pemerintah, bahkan di lingkup lebih kecil seperti rukun warga (RW) serta rukun tetangga (RT). Secara umum, organisasi ialah bentuk kerjasama antara beberapa manusia yang saling terkait oleh suatu ketentuan yang bermaksud untuk mencapai suatu tujuan secara bersama.

Ada beberapa teori mengenai definisi organisasi, sebagai berikut :

1. Menurut Sondang, organisasi adalah segala bentuk pesekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam ikatan mana terdapat seorang/ beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/ sekelompok orang yang disebut bawahan;
2. Menurut Parjudi Atmosudirjo, organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang-orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu;
3. Menurut Robbins, organisasi adalah suatu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja, terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi pada suatu basis yang relatif berkesinambung untuk mencapai tujuan atau serangkaian tujuan;

Dari keseluruhan definisi organisasi dapat disimpulkan organisasi sebagai suat himpunan interaksi manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang terikat dalam suatu ketentuan yang telah disetujui bersama.

Manajer

Manajer adalah sebutan untuk orang yang mengawasi kegiatan-kegiatan orng lain dan bertanggungjawab untuk pencapaian tujuan dalam organisasi. Menurut Henry Fayol, semua manajer menjalankan fungsi-fungsi manajemen, antara lain :

1. Merencanakan

   Aktifitas perencanaan mencakup penentuan tujuan organisasi, penetapan suatu strategi kesuluruhan untuk mencapai tujuan, dan pengembangan suatu hirarki rencana yang menyeluruh dalam memadukan sera mengkoordinasikan semua kegiatan;

2. Mengorganisasi

   Aktifitasnya antara lain penetapan tugas-tugas yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugs-tugas tersebut dikelompokkan, birokrasi pelaporan secara berkala, dan pada situasi seperti apakah keputusan harus diambil;

3. Mengkoordinasi

    Pada dasarnya mengkoordinasi ialah mengarahkan orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi yang sama. Funsi manajemen ini lebih cenderung mengarah ke fungsi kepemimpinan, dimana mencakup cara atasan memotivasi bawahan dalam menyelesaikan segala tugas-tugasnya, memilih saluran komunikasi yang paling efektif, serta memecahkan masalah atau konflik antar anggota organisasi;

4. Mengendalikan

    Fugsi terakhir yaitu memantau setiap kegiatan agar terlaksana sesuai dengan perencanaan dan apabila terdapat penyimpangan maka dapat dilakukan koreksi segera.

 

 

Perilaku Organisasi

Perilaku organisasi mencakup semua aspek yang berhubungan dengan tingkah laku manusia dalam suatu organisasi atau suatu kelompok tertentu. Terdapat beberapa unsur dalam perilaku organisasi, diantaranya :

1. Motivasi.
2. Kepemimpinan.
3. Stres atau konflik.
4. Pembinaan Karir.
5. Masalah Sistim Imbalan.
6. Hubungan Komunikasi.
7. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan.
8. Produktivitas dan atau Kinerja (performance).
9. Kepuasan.
10. Pembinaan dan Pengembangan Organisasi. 

     Perilaku organisasi dibahas secara spesifik dalam kajian yang dikenal dengan istilah ilmu perilaku organisasi (organizational behaviour). Pada hakekatnya terklasifikasi sebagai salah satu kajian dalam ilmu psikologi yang dikembangkan dengan pusat perhatian pada tingkah laku manusia dalam orgnisasi. Didasari rumusan Kelly dalam bukunya Orgnizational Behaviour bahwa perilaku organisasi di dalamnya terdapat interaksi dan hubungan antara organisasi di sau pihak dan perilaku individu di lain pihak. Pada intinya semua pengertian dan unsur-unsur yang ada mengarahkan perilaku manusia kepada upaya-upaya pencapaian tujuan.
    Faktor yang mempengaruhi perilaku organisasi terbagi menjadi 2, yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal berasal dari luar organisasi, contoh lingkungan pergaulan manusia dan kebijakan pemerintah yang berkaitan dengan operasional suatu organisasi. Faktor internal merupakan faktor yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, contoh manusia, stuktur, termasuk teknologi yang digunakan oleh organisasi.

 

 

Asuransi dan manage care

Ada kutipan berikut

Health insurance : The payment for the excepted costs of a group resulting from medical utilization based on the excepted expense incurred by the group. The payment can be based on comunity or experience rating (Jacobs P, 1997).

Definisi di atas dapat diartikan sebagai berikut :

1. Ada pembayaran, dalam istilah ekonomi yaitu transaksi mengeluarkan sejumlah uang untuk yang disebut premi;

2. Ada biaya, yang berarti nilai yang diharapkan harus dikeluarkan karena menggunakan pelayanan keehatan;

3.  Pelayanan kesehatan disebabkan karena bencana atau faktor lainnya yang mengakibatkan sakit;

4. Keadaan sakit merupakan sesuatu yang tidak pasti (uncertainty), tidak teratur, dan mungkin jarang terjadi. Tetapi bila peristiwa tersebut benar-benar terjadi, implikasi biaya pengobatan dapat sedemikian besar dan membebani ekonomi ekonomi rumah tangga. Kejadian sakit yang mengakibatan bencana ekonomi bagi pasien atau keluarganya (Murti B, 2000).

   
   Manage Care merupakan suatu sistem pembiayaan pelayanan kesehatan yang disusun berdasarkan jumlah anggota yang terdaftar dengan kontrol mulai dari perencanaan pelayanan serta meliputi ketentuan :

   1. Ada kontrak dengan penyelenggara pelayanan kesehatan untuk pelayanan yang komprehensif;
   2. Penekanan agar pserta tetap sehat sehingga utlitai berkurang;
   3. Unit layanan harus memenuhi standar yang telah ditetapkan ;
   4. Ada program peningkatan mutu layanan;

   Ciri-ciri Manage Care, sebagai berikut :

   1. Kontrol utiliasi yang ketat sesuai mekanisme kontrak;
   2. Monitoring dan kontrol pelayanan yang diberikan;
   3. Memakai dokter umum dan tenaga medik lainnya unuk mengelola pasien;
   4. Menciptakan layanan kesehatan yng sesuai standar yang ditetapkan pemerintah;
   5. Ada program perbaikan kualitas;
   6. Sistem reimburse yang membuat sarana pelayanan kesehatan dapat mempertanggungjawabkan biaya dan kualitas layanan kesehtan;

   Faktor penting dalam Manage Care, antara lain :

   1. Mengelola pembiayaan dan pemberian jasa pelayanan kesehatan;
   2. Menggunakan teknik kendali biaya;
   3. Membagi risiko keuangan antara provider dan badan asuransi;

   Manage Care memiliki beberapa bentuk :

   1. HMO (Health Maintenance Organization);
   2. PPO (Preferred Provider Organization);
   3. POS (Point of Service);
      

 

Dari gambar di atas  dapat diartikan sebagai berikut :

1. Bentuk Manage Care terklasifikasi lebih murah dibandingkan dengan Idemnity
2. Bentuk Manage Care terklasifikasi lebih ketat dalam hal peraturan dan kebijakan klaim
3. Indemnity terklasifikasi lebih mahal dibandingkan dengan Manage Care
4. Indemnity terklasifikasi lebih leluasa dalam hal peraturan dan kebijakan klaim

 

    Indemnity diartikan secara Bahasa sederhana sebagai ganti rugi (istilah : fee for service). Ganti rugi diberikan kepada karyawan yang diberikan jaminan oleh perusahaan dalam kebutuhan medis. Ada batas jaminan yang diberikan, jika penggunaan karyawan lebih dari itu maka karyawan harus membayar “coinsurance” dan selisih kelebihannya.

Berbeda dengan Manage Care, perawatan dilakukan terlebih dahulu dan ditanggung oleh perusahaan terlebih dahulu. Kemudian oleh perusahaan akan ditagihkan ke pihak penanggung asuransi tersebut. 

Berikut metode pembayaran Indemnity dan Manage Care :

 

IMPLEMENTASI KASUS

Deskripsi Kasus

   Berdasar pada latar belakang masalah di bab pertama, telah disampaikan bahwa di suatu organisasi yaitu perusahaan  akan dilakukan perubahan kebijakan di sektor kepegawaian yaitu asuransi. Perubahan terasa cukup signifikan dari Asuransi Manage Care ke sistem Idemnity. Kondisi yang dihadapi oleh suatu perusahaan bisa dikatakan sulit karena pengambilan keputusan dan implementasi sistem baru harus dilakukan segera. Telah diketahui bahwa di perusahaan sejumlah 200 pegawai tengah mengahadapi kesulitan ekonomi karena satu dan lain hal. Sementara perubahan kebijakan asuransi sedikit banyak akan mempengaruhi kondisi ekonomi pegawai dikarenakan ada biaya yang harus ditanggung oleh pribadi. 

Oleh sebab itu diperlukan beberapa tahap dalam mengkomunikasikan perubahan tersebut sampai dengan bisa diimplementasikan. 

Penguasaan Konsep

    Ide perubahan dilakukan tentu telah didukung berbagai tahap riset dan penelitian, seperti analisa, observasi atau survey baik itu bersifat terbuka atau tertutup. Dari hasil riset tersebut diperoleh sejumlah data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif untuk dijadikan bahan analisa dan kemudian jadi dasar pengambilan keputusan dilakukannya perubahan. Keputusan diharapkan merupakan tujuan yang mewakili kepentingan organisasi, seperti dijelaskan bahwa organisasi dimaksudkan untuk mencapai tujuan secara bersama-sama. Oleh sebab itu setiap manusia yang berperan sebagai atasan dan yang akan melakukan komunikasi atas perubahan harus memahami secara terperinci dasar pengambilan keputusan tersebut, sehingga siap dan mampu menghadapi konflik atau stres yang dapat timbul ketika proses komunikasi berjalan.

Pendekatan yang Diterapkan

    Berdasarkan beberapa bahan perkuliahan psikologi, ada yang disebut dengan pendekatan neo-klasik. Dihasilkan dari percobaan yang dilakukan oleh Elton Mayo , yang dikenal dengan istilah Pendekatan Human Relations. Pendekatan dengan pusat perhatiannya ialah hubungan antar manusia dengan organisasi. Penerapannya bisa di dengan cara berikut :

1.             

                       Pemahaman organisasi merupakan lingkup yang berisi interaksi sosial. Dalam suatu perusahaan kerap ada gap antara pegawai dengan level yang berbeda, dalam situasi ini hal tersebut harus diminimalisir. Dikarenakan gap tersebut dapat menghambat komuniasi yang efektif antar manusia dalam organisasi;

2.         

           Interaksi sosial yang berjalan harus diarahkan ke arah yang memberikan pengaruh positif bagi prestasi individu atau kelompok. Prestasi menggambarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, dan hal tersebut harus ditanamkan pada masing-masing pribadi pegawai agar membentuk pola pikir yang mengarah ke hal-hal yang positif juga bagi perusahaan;

3.    

              Interaksi sosial itu menyebabkan munculnya kelompok non formal dalam organisasi. Ada kemungkinan kelompok non formal mempunyai tujuan yang berbeda dengan kepentingan organisasi. Karena itu, pola kepemimpinan perlu diperhatikan agar tidak hanya memperhatikan kelompok formal. Serta dilengkapi dengan perhatian terhadap aspek psiko-sosial pekerja agar tujuan kelompok non-formal tersebut dapat diarahkan sesuai dengan kepentingan organisasi. Untuk itu manajemen perlu memiliki keterampilan sosial disamping keterampilan teknis, agar mampu membina munculnya ikatan sosial yang baik dalam organisasi (Lubis dan Huseini, 2-3)

   Berkaitan dengan perubahan ada 2 adaptasi yang dapat dilakukan, pertama, perubahan internal. Menyesuaikan struktur internal organisasi seperti pola kerja pegawai agar lebih bisa efektif dan efisien yang dapat meningkatkan pendapatan perusahaan yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi pendapatan pegawai. Kedua, berusaha menguasai dan mengubah kondisi lingkungan sehingga menguntungkan bagi organisasi. 

Strategi Komunikasi

   Mengadopsi dari  The ten C’s of Employee Engagement dari sebuah jurnal di Ivey Business Journal, bisa diterapkan beberapa hal yang berkaitan:

• Connect (Keterkaitan) 

   Para pemimpin atau jajaran manajemen harus menunjukan seberapa berharganya karyawan bagi perusahaan. Sampaikan kepada karyawan bahwa orientasi perusahaan tidak hanya mengejar keuntungan, keseimbangan pekerjaan masing-masing karyawan, ataupun sekedar kehidupan masing-masing. Karyawan menyadari betul apabila hubungan dengan pemimpinnya tidak baik maka memungkinkan timbulnya kerugian bagi mereka seperti tunjangan berkurang atau dirotasi dan sebagainya. Oleh karena itu pemimpin pun harus bisa menyampaikan kepada setiap karyawannya bahwa apapun keputusan yang diambil oleh perusahaan merupakan salah satu bentuk mempertahankan perusahaan dan karyawan karena karyawan berharga bagi perusahaan.

• Convey (Penyampaian) 

   Pemimpin menjelaskan bahwa kondisi yang diambil merupakan bagian dari usaha mempertahankan perusahaan demi kesejahteraan karyawan juga, dan diharapkan perubahan akan memotivasi karyawan untuk memacu kerjanya agar mencapai kinerja yang terus meningkat. Karena merupakan bagian dari tugas para pemimpin dan perusahaan untuk meningkatkan keterampilan orang-orang mereka dan menciptakan kemenangan kecil yang membantu tim, unit, atau organisasi melakukan yang terbaik;

• Clarity (Kejelasan)

      Pemimpin mengkomunikasikan secara jelas dan terbuka kepada karyawan mengenai kondisi perusahaan dan rencana perubahan jaminan kesehatan yang akan diberlakukan. Resiko akan selalu ada, tetapi hal tersebut sudah menjadi bagian dari pertimbangan pimpinan perusahaan, demi kelangsungan perusahaan dan karyawan itu sendiri. Bukan sekedar memaksakan karyawan untuk menerima perubahan tersebut, tetapi karyawan memahami tujuan perubahan tersebut dilakukan, mengapa harus melibatkan karyawan dalam upaya mempertahankan perusahaan, dan bagaimana agar bersama-sama menjaga situasi kerja tetap kondusif meskipun perubahan dirasa sulit baik bagi perusahaan ataupun karyawan.

• Contribute (Peran Serta)

   Mengizinkan karyawan menyampaikan keluhannya merupakan salah satu bentuk penghargaan dari pemimpin mengenai kontribusi karyawannya terhadap keberhasilan perusahaan. Singkatnya mimpin yang baik membantu orang melihat dan merasakan bagaimana mereka berkontribusi untuk kesuksesan dan masa depan organisasi

• Control (Pengawasan)

     Pengawasan tidak hanya dilakukan dari pemimpin ke bawahan, tetapi izinkanlah karyawan menilai apakah perubahan jaminan kesehatan tersebut membawa dampak positif bagi perusahaan.

• Colaborate (Kolaborasi)

     Ketika karyawan sadar akan pentingnya bekerja dalam tim maka terasa pentinglah menaruh kepercayaan  dan kerja sama dari anggota tim, termasuk menaruh kepercayaan kepada pemimpin dan perusahaan juga. Kembangkan komunikasi 2 arah dimana karyawan diberikan kebebasan untuk mengeluarkan aspirasinya, baik secara privasi maupun terbuka di forum. Dari situlah dapat diperolah saran dan kritik yang perlu diterima dengan sikap dan pemikiran positif sehingga membangun perusahaan ke arah yang lebih baik.

• Confidence (Keyakinan) 

   Pemimpin yang baik membantu menciptakan kepercayaan dalam sebuah perusahaan dengan menjadi teladan dari standard etika dan kinerja yang tinggi. Pemimpin harus memotivasi karyawan bahwa perubahan metode jaminan kesehatan akibat kondisi perusahaan yang tidak stabil dan perekonomian karyawannya yang melemah tidak menjadi alasan untuk kehilangan semangat dalam melakukan setiap pekerjaan dengan baik bahkan semakin baik untuk hasil akhir yang memuaskan, sehingga bisa memajukan perusahaan. Justru setiap pemimpin harus semakin bersemangat memotivasi karyawannya agar terus menjaga kesehatannya agar tidak menggantungkan nasib dan masa depannya pada sebuah jaminan kesehatan, tetapi ada prestasi yang membuat taraf hidup meningkat.

PENUTUP

Kesimpulan

Komunikasi dalam organisasi merupakan unsur penting yang harus dibuat, dijaga dan ditingkatkan antar anggota organisasi. Pentingnya organisasi ialah sebagai berikut :

1. Komunikasi membantu perkembangan intelektual dan sosial manusia;
2. Komunikasi merupakan cerminan identitas atau jati diri yang terbentuk dalam dan lewat komuikasi orang lain;
3. Sebagai sarana pembanding suatu pemikiran, ide, atau gagasan antar manusia sehingga terbentuklah ruang diskusi dan lebih luasnya ialah interaksi sosial;
4. Sebagai sarana luapan emosi, misal disaat seorang manusia sedih, bahagia, dan situasi emosional lainnya maka diperlukan manusia lainnya untuk berbagi pengalaman atau rasa yang dialami tersebut;
5. Komunikasi dapat berjalan lancar atau biasa disebut efektif, dan bisa pula sebaliknya tidak lancar dan tidak efektif atau bisa disebut kegagalan komunikasi. Kegagalan komunikasi akan berdampak negatif pada organisasi, oleh sebab itu perlu dipahami bahwa menciptakan komunikasi yang baik bukan hanya peran 1 pihak dalam organisasi, tetapi menjadi keharusan bagi seluruh anggota organisasi agar tercipta organisasi yang sehat dan tercapainya tujuan bersama.

Daftar Pustaka

Website

• https://www.academia.edu/5220889/Perilaku-organisasi
• https://www.academia.edu/6449561/PERILAKU_INDIVIDU_DALAM_ORGANISASI
•  http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/462/jbptunikompp-gdl-isniar-23093-1-1pertem-o.pdf
•  http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/09/asuransi_kesehatan_dan_managed_care.pdf
•  http://eprints.undip.ac.id/6019/1/dasar_asuransi_kesehatan_-_chriswardani_s.pdf
• http://www.abc-health.com/html/medical_plans.html
• http://www.slideshare.net/williamcsteffes/DoItYourself?next_slideshow=1
• http://www.slideshare.net/catxliii/The-ABCs-of-Managed-Care
•  http://iveybusinessjournal.com/publication/what-engages-employees-the-most-or-the-ten-cs-of-employee-engagement/#.UQGS3ydX130